Không thể phủ nhận Commercial Invoice là một trong những chứng từ quan trọng bậc nhất trong xuất nhập khẩu. Bất cứ ai làm nghề xuất nhập khẩu đều cần biết về chứng từ này. Vậy cụ thể Commercial invoice là gì? Cách lập commercial invoice cũng như thông tin về commercial invoice trong xuất nhập khẩu sẽ chia sẻ chi tiết ở bài viết dưới đây.
>>>>> Xem thêm: Séc Là Gì? Nội Dung Cơ Bản Của Séc
1. Commercial Invoice Là Gì?
Commercial invoice là chứng từ đặc biệt quan trọng không thể thiếu trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa. Chứng từ này đóng vai trò như một bản hợp đồng, là bằng chứng giữa người mua và người bán.
Cụ thể, Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là hóa đơn do người bán làm ra, ghi rõ số tiền mà người mua phải thanh toán. Người mua sẽ thực hiện việc thanh toán theo số tiền ghi trên hóa đơn.
Số lượng bản gốc – bản copy thường quy định:
Nếu không có thoả thuận gì khác, thông thường người bán ký phát 1 bộ ba bản gốc: “in triplicate” (02 bản gốc là “in duplicate”)
Vai trò của Commercial invoice trong xuất nhập khẩu
Commercial invoice là chứng từ không thể thiếu trong mua bán hàng hóa quốc tế
Commercial invoice là một trong những chứng từ quan trọng để xác lập việc thanh toán với đối tác.
Commercial invoice là căn cứ quan trọng để xác định giá trị hải quan của hàng hóa để tính thuế nhập khẩu.
2. Commercial Invoice được lập khi nào?
Theo thông lệ hoạt động thương mại quốc tế, thường thì invoice được lập sau khi hợp đồng được các bên ký kết và trước ngày xuất khẩu hàng hóa (ngày trên vận đơn – Bill of Lading tức ngày giao hàng cho đơn vị vận chuyển) để cho phù hợp với bộ chứng từ xuất khẩu.
Trên thực tế Commercial invoice được phát hành sau khi gửi hàng hoặc sau khi đóng xong hàng vào container. Vì khi đó mới có thông tin chính xác về số lượng, chủng loại hàng hóa,…để căn cứ vào đó tính được tổng giá trị đơn hàng. Nhưng cũng có trường hợp Commercial invoice được lập từ trước đó cùng với hợp đồng giao hàng nhiều lần, các lần giống nhau về số lượng và không có sự thay đổi về giá. Ngoài ra, khi người mua thanh toán tiền hàng trước thì cũng cần lập luôn để có thể thực hiện giao dịch.
3. Commercial invoice do ai phát hành
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là hóa đơn do người bán làm ra, ghi rõ số tiền mà người mua phải thanh toán. Người mua sẽ thực hiện việc thanh toán theo số tiền ghi trên hóa đơn.
4. Chức năng của hóa đơn thương mại là gì?
Không ngẫu nhiên, hóa đơn thương mại được coi là chứng từ quan trọng nhất trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Vậy chức năng của hóa đơn thương mại là gì?
Làm thủ tục xuất, nhập khẩu hàng hóa
Chứng từ bổ sung vào bộ hồ sơ thanh toán cho ngân hàng
Đăng ký kiểm tra chất lượng nhà nước.
Làm các chứng từ khác như: C/O, kiểm dịch, hun trùng…
Gửi đi cho đối tác nước ngoài.
6. Nội dung trên commercial invoice & cách đọc commercial invoice
Commercial invoice là chứng từ để nhà xuất khẩu & nhập khẩu giao dịch mua bán, vì vậy thông tin trên commercial invoice đều sử dụng tiếng Anh. Nếu bạn muốn đọc hiểu commercial invoice nên nắm rõ các thuật ngữ thể hiện trên invoice.
Thông tin chi tiết về các thuật ngữ và nội dung thể hiện trên invoice như sau:
Thứ nhất, thông tin của Seller (người bán) bao gồm các thông tin quan trọng sau:
+ Tên của người bán.
+ Địa chỉ người bán
+ Thông tin liên hệ (nếu có)
Thứ hai, thông tin của buyer (người mua) bao gồm các thông tin:
+ Tên của người mua hàng.
+ Địa chỉ người mua (cần ghi rõ địa chỉ trên đăng ký kinh doanh, vì nó liên quan đến làm thủ tục nhập khẩu, chuyển tiền quốc tế qua ngân hàng, làm các chứng từ liên quan)
+ Thông tin liên hệ (nếu có)
Đó là các thông tin cơ bản về buyer và seller cần phải thể hiện lên các hợp đồng thương mại. Bất kỳ form mẫu nào cũng phải chứa đựng hai thông tin quan trọng này. Bên cạnh đó về mục seller và buyer người ta thường có thể thêm thông tin của người phụ trách.
Thứ ba, số và ngày phát hành hóa đơn:
+ Số hóa đơn ( Commercial No.): Tất cả các chứng từ đều phải có số của chứng từ, không ngoại trừ hóa đơn thương mại. Theo lời khuyên của Door to Door Việt thì số hóa đơn nên để ngắn gọn, dễ đọc dễ nhớ, thông thường người ta để số hóa đơn, số hợp đồng, số packing list cùng một số.
+ Ngày phát hành hóa đơn (Date): Ngày phát hành hóa đơn thường để trùng với ngày phát hành packing list. Nhằm mục đích hạn chế việc nhầm lẫn về thời gian trên các chứng từ khác.
Thứ tư, thông tin về hàng hóa (description/commodity)
+ Tên hàng bằng tiếng anh (mô tả cụ thể nếu có)
+ Đơn giá và đơn vị tính giá (ví dụ: nếu đơn giá là USD/PCE, thì đơn vị tính là PCE nếu đơn đơn giá là USD/KGS thì đơn vị tính là KGS …), cần phải lưu ý loại tiền thống nhất trên hóa đơn.
+ Tổng tiền (amount): là tích giữa đơn giá và đơn vị tính
Thứ năm, các thông tin khác:
+ Tổng cộng (total) tiền bằng số và tổng tiền bằng chữ (by word)
+ Điều kiện mua bán quốc tế – incoterms (ví dụ: CIF, Taichung Port, Taiwan)
+ Ký tên và đóng dấu( nếu có) của nhà xuất khẩu
+ Shipping cost (thông thường có nhiều người thêm vào, nhưng mục này theo chúng tôi không nên & tốt nhất cộng luôn vào tiền hàng)
7. Mẫu hóa đơn thương mại commercial invoice
Invoice là chứng từ được lập bởi người xuất khẩu, tùy thuộc vào đặc thù hàng hóa, giao dịch giữa nhà xuất khẩu & nhà nhập khẩu, mẫu hóa đơn thương mại commercial invoice có thể khác nhau.
Doanh nghiệp có thể linh hoạt soạn mẫu hóa đơn thương mại theo từng trường hợp, có thể tham khảo một số mẫu dưới đây:
8. Sự khác nhau giữa proforma invoice và commercial invoice
Proforma invoice và commercial invoice có nhiều điểm khác nhau mà bạn có thể phân biệt như sau: giấy bán đất
Khác nhau về thời điểm phát hành: Proforma Invoice phát hành trước khi gửi hàng, còn Commercial Invoice phát hành sau khi lô hàng đã được gửi, hoặc đã đóng xong vào container.
Khác biệt về nội dung: nhiều nội dung tương tự nhau, nhưng Commercial Invoice thường đầy đủ và chính xác hơn về lượng hàng và số tiền thanh toán. Với Proforma invoice, 2 bên có thể sẽ vẫn tiếp tục thảo luận để thay đổi điều khoản nếu cần.
Khác biệt Về tính cam kết: commercial invoice là chứng từ rất quan trọng xác nhận giao dịch mua bán, trong khi đó Proforma invoice chỉ như sự cam kết ban đầu của người bán gửi tới người mua.
Khác biệt về hạch toán kế toán: commercial invoice được dùng để hạch toán kế toán của cả phía người mua và người bán, trong khi Proforma invoice không có chức năng này.
Như vậy, Hóa đơn Thương mại chỉ được phát hành khi hai bên đã hoàn thành giao dịch, đàm phán, thậm chí sau khi Nhà xuất khẩu đã sản xuất và xếp hàng lên phương tiện vận tải và nó không được phép sửa chữa hoặc điều chỉnh tùy tiện. Nếu có sửa chữa thì phải có xác nhận của bên phát hành. Còn Proforma Invoice thì được chỉnh sửa.
Khi sửa đổi, bạn có thể thay đổi số Proforma Invoice Number
Ví dụ: phát hành lần 1 là PI2101IMK01, phát hành lần 2 là PI2101IMK02
Invoice cũng là chứng từ vô cùng quan trọng khi làm thủ tục thanh toán quốc tế. Vì vậy chúng tôi chia sẻ nội dung này để doanh nghiệp có thể nắm rõ cách làm invoice phục vụ cho hoạt động thanh toán quốc tế.
Ngoài ra, nếu bạn muốn xử lý tốt nghiệp vụ thanh toán quốc tế, bạn có thể học thêm khóa học thanh toán quốc tế tại các trung tâm đào tạo uy tín, bạn có thể tham khảo bài viết về Học thanh toán quốc tế ở đâu tốt của chúng tôi để lựa chọn địa chỉ học thanh toán quốc tế phù hợp.
Bài viết xem nhiều:
- Các Tình Huống Tranh Chấp Trong Thanh Toán Quốc Tế
- Thanh Toán Quốc Tế Ba Bên
- Phương thức thanh toán quốc tế an toàn nhất