Thứ Năm, Tháng Năm 30
Shadow

Proforma Invoice – PI Trong Xuất Nhập Khẩu Là Gì? Để Làm Gì?

Proforma Invoice (PI) là một trong những loại chứng từ quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa. PI là một hóa đơn tạm thời, không có giá trị pháp lý như một hóa đơn thật sự, nhưng nó có vai trò quan trọng trong việc thực hiện các giao dịch xuất nhập khẩu.

PI được sử dụng để cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa, giá cả, điều kiện giao hàng và các điều khoản thanh toán cho bên mua. Nó giúp bên mua có cái nhìn tổng quan về chi phí và điều kiện giao hàng trước khi quyết định mua hàng. Đồng thời, PI cũng là một công cụ hữu ích để bên bán xác nhận đơn đặt hàng và cam kết giao hàng theo yêu cầu của bên mua.

Vậy chi tiết PI là gì trong xuất nhập khẩu? Nó được sử dụng như thế nào? Cùng Thanh Toán Quốc Tế tìm hiểu với thông qua bài viết sau nhé.

1. Proforma Invoice – PI là gì trong xuất nhập khẩu?

Proforma invoice là gì

PI là viết tắt của từ gì trong xuất nhập khẩu?

PI là từ viết tắt của Proforma invoice, được hiểu đơn giản là bản tạm thời của hóa đơn thương mại cuối cùng trong quy trình vận chuyển.

Proforma invoice là gì và các yếu tố quan trọng liên quan đến nó

Proforma invoice chỉ là một phiên bản tạm thời của một dạng báo giá hoặc hóa đơn thương mại, nó không có giá trị pháp lý đối với bất kỳ bên nào. Proforma invoice cung cấp thông tin chi tiết về một giao dịch dự kiến, nội dung bao gồm tên sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể, số lượng, chi phí, điều kiện thanh toán và thời gian vận chuyển dự kiến.

Ý nghĩa của Proforma Invoice trong quá trình xuất nhập khẩu.

Proforma Invoice được lập ra và gửi cho người mua trước khi giao hàng để nhằm xác nhận các cam kết, điều kiện, điều khoản mà hai bên đã thỏa thuận và thống nhất với nhau.

2. Các thông tin cần có trong hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)

Một Proforma Invoice (hóa đơn chiếu lệ) chuẩn chỉnh cần có đầy đủ các thông tin dưới đây:

– Thông tin của người bán và người mua

– Số và ngày lập của hóa đơn

– Payment: Phần này người bán đưa ra những đề nghị về điều kiện thanh toán cũng như những mong muốn của mình với bên mua. Bên cạnh đó, ở phần này cũng sẽ đính kèm theo thông tin tài khoản ngân hàng để thuận tiện cho việc thanh toán khi bên mua đồng ý với điều kiện đưa ra.

– Các thông tin về lô hàng: tên sản phẩm/dịch vụ, số lượng, giá cả,..

– Tên các cảng xuất nhập khẩu để tiến hành bốc hàng (Port of Loading)

– Tên của cảng cập bến (Port of Destination)

– Thông tin về ngày dự kiến lô hàng cập bến (Estimated Time Arrived)

3. Mẫu Proforma Invoice

Mẫu Proforma invoice

4. Mục đích và tác dụng của Proforma Invoice

Proforma Invoice là bản dự thảo được bên bán (bên xuất khẩu) phát hành trước khi soạn thảo hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) cho bên mua (bên nhập khẩu).

Mục đích của Proforma Invoice là giúp 2 bên chốt lại những vấn đề trong giao dịch trước khi tiến hành vận chuyển. 

Ngoài ra PI trong xuất nhập khẩu còn có mục đích:

  • Xác định giá trị hàng hóa: PI cung cấp thông tin về giá trị hàng hóa, bao gồm giá bán, các khoản chi phí phụ thuộc và các khoản chi phí khác. Điều này giúp bên mua và bên bán thống nhất về giá trị hàng hóa để thực hiện các thủ tục hải quan và thanh toán.
  • Xác định điều kiện giao hàng: PI cung cấp thông tin về điều kiện giao hàng như điểm đến, phương thức vận chuyển, thời gian giao hàng và các điều kiện khác liên quan. Điều này giúp bên mua và bên bán hiểu rõ về các yêu cầu và cam kết giao hàng.
  • Thực hiện các thủ tục hải quan: PI là một trong những chứng từ cần thiết để thực hiện các thủ tục hải quan. Nó cung cấp thông tin về giá trị hàng hóa và các thông tin liên quan khác để xác định các khoản thuế và lệ phí hải quan.
  • Quản lý tài chính: PI giúp bên mua có cái nhìn tổng quan về chi phí và điều kiện thanh toán trước khi quyết định mua hàng. Điều này giúp bên mua có kế hoạch tài chính phù hợp và đảm bảo rằng các khoản thanh toán được thực hiện đúng theo cam kết.

Việc lập và phát hành Proforma Invoice giúp hạn chế tối đa những sai sót trong hóa đơn thương mại, hoặc trong những trường hợp chưa có quyết định cuối cùng về số lượng, đơn giá sản phẩm,…

5. Quy trình lập và sử dụng Proforma Invoice

Hình thức của Proforma Invoice sẽ phụ thuộc vào đơn vị phát hành. Tuy nhiên, nhìn chung nội dung của Proforma Invoice sẽ gồm các nội dung thuộc nhóm sau:

– Nhóm 1: Số hóa đơn và ngày tháng lập hóa đơn

– Nhóm 2: Thông tin bên xuất khẩu và bên nhập khẩu (Họ tên, địa chỉ, điện thoại, số fax)

– Nhóm 3: Thông tin vận chuyển (điểm đến, điểm đi, cảng vận chuyển, phương thức vận chuyển và phương tiện vận chuyển)

– Nhóm 4: Thông tin về hàng hóa, dịch vụ (tên, số lượng, trọng lượng, đơn giá, phương thức thanh toán, chi tiết model, số serial)

– Nhóm 5: Các thành phần khác (ghi chú, chữ ký, đóng dấu, các điều khoản chung)

6. Lưu ý khi sử dụng Proforma Invoice

Proforma Invoice không phải là chứng từ chính thức xác nhận giao dịch giữa hai bên, nên không được sử dụng để khai báo hải quan và tính thuế XNK, cũng không được dùng làm giấy tờ ghi nhận công nợ giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu.

Hiện nay, có rất nhiều người nhầm lẫn hóa đơn nháp với Proforma Invoice. Thực ra trong quy định pháp luật không có khái niệm hóa đơn “nháp”. Đây chỉ là ngôn từ mà người làm kế toán sử dụng để gọi cho các hóa đơn chính thức nhưng chưa có chữ ký xác nhận của bên bán, nhằm mục đích rà soát, kiểm tra lại các thông tin trên hóa đơn, tránh sai sót chứ hóa đơn này không mang tính điều chỉnh đàm phán như hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice).

Proforma Invoice (hóa đơn chiếu lệ) là loại giấy tờ thường thấy trong giao dịch kinh tế, phổ biến nhất là trong hoạt động xuất nhập khẩu. Proforma Invoice không có tính chất pháp lý cao như Commercial Invoice nhưng nó cũng đóng một vai trò nhất định trong quá trình đàm phán, thỏa thuận giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu, giúp hạn chế tối đa những sai sót không đáng có trong quá trình mua bán, đảm bảo cân bằng lợi ích đôi bên.

7. So sánh giữa Proforma Invoice và các chứng từ khác

Proforma Invoice và Commercial Invoice là hai khái niệm mà nhiều người dễ bị nhầm lẫn nhất. Chúng ta hãy cùng so sánh hai khái niệm này để tìm ra điểm khác biệt cơ bản của nó nhé.

– Về thời điểm phát hành:

  • Proforma Invoice được phát hành trước khi vận chuyển hàng hóa, dịch vụ
  • Commercial Invoice được phát hành sau khi lô hàng đã được vận chuyển hoặc đã đóng lên Container.

– Về nội dung:

  • Proforma Invoice mang tính chất đàm phán, cho nên nhiều nội dung còn cần thảo luận, thay đổi nếu cần thiết
  • Commercial Invoice có nội dung đầy đủ và chính xác

– Về tính chất pháp lý

  • Proforma Invoice chỉ mang tính cam kết ban đầu của bên bán gửi cho bên mua, không bắt buộc phải có trong hoạt động XNK.
  • Commercial Invoice là chứng từ xác nhận giao dịch chính thức, có tính pháp lý cao, là giấy tờ bắt buộc phải có trong hoạt động xuất nhập khẩu, hoạt động thương mại, là giấy tờ cần có khi xảy ra tranh chấp

– Về hạch toán:

  • Proforma Invoice không được dùng trong hạch toán
  • Commercial Invoice được dùng để hạch toán kế toán cho cả bên xuất khẩu và bên nhập khẩu và là cơ sở dùng để khai báo hải quan cũng như tính thuế XNK.

– Tính thay đổi:

  • Proforma Invoice có thể thay đổi nhiều lần tùy thuộc vào thỏa thuận giữa hai bên
  • Commercial Invoice không thay đổi được

Bài viết tóm tắt những điểm cơ bản về Proforma Invoice như khái niệm, mục đích và ý nghĩa, các nội dung quan trọng, những lưu ý và so sánh giữa Proforma Invoice với chứng từ khác nhằm giúp cho bạn đọc có cái nhìn tổng quan hơn, bao quát hơn và dễ hiểu hơn về Proforma Invoice. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết, hẹn gặp lại ở bài viết sau.

Rate this post

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *